মাত্র কয়েকটি কথায় জবাব দেওয়া সম্ভব হইলে বিভাগীয় পত্রবিনিময়ের ক্ষেত্রে একটি অর্ধ সর্জিন স্মারকপত্র ব্যবহার করা যাইতে পারে। অনুরূপ জবাবের অন্তর্বর্তী কোন অফিস অর্ডার থাকিলে তাহা স্মারকপত্রের মধ্যে না লিখিয়া একটি পৃথক লিখিতে হইবে। কোন ডকেট প্রয়োজন নাই, একমাত্র রশিদে ও ডেচপাস রেজিস্টারে প্রয়োজনীয় এন্ট্রি করিয়াই রেকর্ড সংরক্ষণ করা যাইবে। 178. In all departmental correspondence, a half-margin memo- randum shall be used when the reply can be given in a few words. The office orders leading up to such reply shall be entered on a separate paper known as an action slip and not on the…