(ক)ইংরেজি চিঠিপত্র প্রথমে সংগ্রহের মাধ্যমে শ্রেণীবিভাগ ও বিন্যস্ত করিতে হইবে এবং দ্বিতীয়তঃ প্রত্যেক সংগ্রহ সমষ্টি ফাইলে এবং প্রত্যেক সমষ্টির মধ্যেই ফাইলের ক্রমিক নং-এর আলাদা বিষয় ও শিরানামে থাকিবে। প্রতিটি প্রাপ্ত চিঠি এবং ইস্যুকৃত চিঠির খসড়া লইয়া একটি ফাইল তৈয়ার হইবে।একটি বিষয়ে পরবর্তী চিঠি ইস্যুকালের হাফ-মার্জিন মেমোর কপি রাখিবার প্রয়োজন নাই (দ্রষ্টব্যঃ ১৭৮ বিধি) প্রতিটি চিঠি সময়ানুক্রমিকভাবে সাজাইতে হইবে, প্রথম ইস্যুকৃত অথবা প্রাপ্ত চিঠি নিচে রাখিতে হইবে। প্রত্যেক চিঠির জন্য ফাইলের উপর নম্বর দিতে হইবে যাহা ক্রমিক নং বলিয়া পরিচিত। এই নং চিঠির উপরে সঠিক স্থানে বসাইতে হইবে। প্রত্যেক…